Het kiezen van een kantoorruimte kan heel moeilijk zijn, omdat uw beslissing veel gevolgen heeft voor uw bedrijf. Een slecht gekozen locatie kan er bijvoorbeeld toe leiden dat u werknemers of klanten verliest.
Vragen die u uzelf moet stellen voordat u een kantoorruimte kiest
Kantoorruimte
Omdat verhuurders de voorkeur geven aan lange termijn huurcontracten, moeten bedrijven zich de volgende vragen stellen voordat ze tekenen:
Heeft mijn bedrijf de flexibiliteit om te groeien?
Elk bedrijf moet niet alleen rekening houden met zijn onmiddellijke behoeften, maar ook met groei en cyclische ups en downs die de ruimtebehoeften kunnen veranderen in de loop van uw huurovereenkomst.
Als u het zich niet kunt veroorloven om extra ruimte te huren vanwege budgettaire problemen, probeer dan te onderhandelen over een kortere huurtermijn of voeg een clausule toe aan de huurovereenkomst die u het eerste recht geeft om te onderhandelen over elke aangrenzende ruimte die vrijkomt.
Hoe zit het met de optie van coworking?
Bent u een startup, een snelgroeiend bedrijf, in een reorganisatiefase, wilt u op verschillende locaties van een stad of een land werken? Dit is een goede optie!
De voordelen
- Delen van coworking diensten
- Coworking is een keuze voor freelancers of jonge bedrijven
- Bij coworking hoeft u zich geen zorgen te maken over de indeling van uw werkruimte
- Coworking biedt een omgeving ontworpen voor welzijn op het werk
- In coworking beschikt u over comfortabele en gezellige gemeenschappelijke ruimtes
- U kunt gebruik maken van verschillende coworking ruimtes naargelang uw behoeften
- Geniet van de voordelen van coworking
Is dit de juiste plek voor mijn belangrijkste medewerkers?
Maak een mobiliteitsplan rekening houdend met de locatie van uw belangrijkste medewerkers.
Een lange en dure pendeldienst kan ervoor zorgen dat ze elders werk zoeken.
Vraag hen of de ruimte geschikt is voor hen.
Is de locatie geschikt voor klanten? Parkeergelegenheid, toegankelijkheid van het openbaar vervoer.
U wilt ook dat uw kantoor toegankelijk is voor klanten, aangezien de vervoerskosten blijven stijgen en mensen misschien niet bereid zijn om naar uw bedrijf te reizen. Als u verhuist van een stedelijke locatie naar een goedkopere, gedecentraliseerde ruimte, vraag uzelf dan af of de lagere kosten zullen opwegen tegen het potentiële verlies van klanten. Zelfs in het tijdperk van videoconferencing is het belangrijk dat face-to-face vergaderingen haalbaar zijn.
Geeft dit kantoor het juiste signaal af?
Welk imago wilt u dat uw bedrijf uitstraalt? Denk er eens over na.
De receptie, het meubilair en de kwaliteit van uw voorzieningen zijn allemaal signalen die u afgeeft aan uw klanten, maar ook aan potentiële aanwervingen.
Zijn er verborgen kosten waar ik geen rekening mee heb gehouden?
Bereken de totale kosten van de ruimte - huur of verkoopprijs, gemeenschappelijke lasten, gemeentelijke en regionale belastingen, verhuiskosten en andere kosten die misschien niet voor de hand liggen. Er kunnen verborgen kosten zijn. Wij raden u aan gebruik te maken van onze diensten op het gebied van huurdersvertegenwoordiging om u te helpen inzicht te krijgen in de kwesties die een rol spelen bij uw verhuizing, de keuze van de locatie en het gebouw, en om u te helpen bij de onderhandelingen met de verhuurder.
Parkeren en openbaar vervoer
Het is belangrijk om te kijken naar de hoeveelheid parkeergelegenheid in het gebouw. Zijn er voldoende oplaadpunten voor elektrische of plug-in hybride voertuigen?
Als de parkeergelegenheid beperkt is, is er dan een plek waar werknemers kunnen parkeren, zodat klanten de meest geschikte plekken hebben? Onderhandelen over speciale tarieven voor werknemers en het valideren van parkeerkaarten van klanten zijn goede ideeën, maar ze moeten wel in uw budget worden ingebouwd.
Hebt u een mobiliteitsplan voor het openbaar vervoer dat u aan uw werknemers kunt voorleggen? Hoe meer werknemers het openbaar vervoer gebruiken, hoe minder het u zal kosten aan parkeerruimte en het milieu.
Zou ik overwegen een kantoor te delen met een bedrijf waarmee ik gemeenschappelijke belangen heb?
Door ruimte te delen met een ander bedrijf bespaart u niet alleen op kantoorhuur, maar ook op de kosten van gemeenschappelijke ruimte.
Het is ideaal om een kantoor te delen met bedrijven die elkaar aanvullen, zoals een architect met een aannemer of een pr-bedrijf met een webdesigner. Er moet een formele overeenkomst zijn tussen de huurders, ook al is het op een maand-tot-maand basis.
Zorg ervoor dat de voorwaarden van de onderhuur overeenkomen met de hoofdhuurovereenkomst.
Uw huur verhogen
We gaan een tijdperk in van hogere prijsinflatie, onderhandel over een maximaal jaarlijks indexeringspercentage.
Overweeg een voorkooprecht in te bouwen aan het einde van de huurovereenkomst, zodat u kunt onderhandelen over de voorwaarden van een nieuwe huurovereenkomst.
Let op de eindvervaldatum van uw huurovereenkomst en de verlengingsdata, die meestal in het derde en zesde jaar liggen. Over het algemeen kunt u op deze data afzien van uw huurcontract of er opnieuw over onderhandelen. Wees voorzichtig en doe dit niet op het laatste moment. Neem ten minste 9 maanden voor de verlengingsdatum en 12 maanden voor het einde van de huurovereenkomst contact op met de verhuurder.